Aviso de Privacidad Integral

Identidad y domicilio del responsable

REFERENCE CHECK MEXICO, S.A.S., con RFC RCM171018EP3, con domicilio en Calz. Mariano Escobedo 476, piso 12, interior 1200, Col. Anzures, Miguel Hidalgo, Ciudad de México, C.P. 11590, y correo electrónico de contacto info@referencecheck.mx, es la responsable del tratamiento de los datos personales a los que se refiere el presente Aviso de Privacidad.

Para fines comerciales y de identificación pública, la empresa opera bajo la marca ReferenceCheck MX.

Titulares a los que aplica este aviso

Este aviso aplica a:

• Clientes personas físicas.
• Representantes, apoderados, empleados o contactos de clientes personas morales.
• Sujetos verificados: personas físicas cuyos datos son objeto de validación, referencia, consulta o verificación a solicitud de un cliente, incluyendo de manera enunciativa candidatos a empleo, trabajadores, proveedores, socios comerciales, arrendatarios, compradores o terceros relacionados.
• Usuarios que nos contacten por formularios, correo electrónico, teléfono, WhatsApp u otros medios habilitados por la empresa.
• Usuarios de servicios de consulta pública o gratuita, en los términos específicos del presente aviso.

Datos personales que podemos tratar

Dependiendo del servicio contratado, del canal de contacto y de la finalidad aplicable, podremos tratar las siguientes categorías de datos personales:

a) Datos de identificación y contacto

Nombre completo, denominación o razón social, domicilio, teléfono, correo electrónico, RFC, CURP, fecha de nacimiento, nacionalidad, firma, identificación oficial y datos contenidos en la misma.

b) Datos laborales, académicos o profesionales

Puesto, empresa actual o anterior, historial laboral, antigüedad, referencias laborales, referencias personales o comerciales, cédula profesional, información académica y documentos soporte.

c) Datos de verificación de identidad y documentación

Fotografía, video, imagen facial, prueba de vida, coincidencia documental, validación de CURP, validación de identificación oficial, documentos oficiales y metadatos necesarios para autenticar identidad o validar autenticidad.

d) Datos patrimoniales o financieros

Cuando el servicio lo requiera, podremos tratar información patrimonial o financiera, incluyendo historial crediticio, capacidad de pago, cuentas, CLABE, saldos, ingresos, estados de cuenta, estados financieros o información similar.

e) Datos derivados de investigaciones o validaciones permitidas por la legislación aplicable

Información contenida en referencias, antecedentes o incidencias permitidas por ley, hallazgos en registros públicos o legalmente accesibles, listas de cumplimiento, sanciones o alertas nacionales e internacionales, así como verificaciones fiscales, societarias, judiciales o administrativas.

f) Datos técnicos de navegación

Cuando aplique, información técnica indispensable para el funcionamiento del sitio, como configuración del navegador, idioma, tipo de dispositivo, cookies o tecnologías similares.

Datos personales sensibles y datos biométricos

En ciertos servicios de validación de identidad, podremos tratar datos biométricos, como imagen facial o prueba de vida, cuando ello sea necesario para autenticar identidad, prevenir suplantación o validar documentación.

De manera ordinaria, no solicitamos datos personales sensibles relacionados con estado de salud, creencias religiosas, opiniones políticas, afiliación sindical u orientación sexual. En caso de que excepcionalmente un servicio requiera el tratamiento de datos personales sensibles, se recabará el consentimiento expreso cuando la legislación aplicable así lo exija.

Los datos patrimoniales o financieros se tratarán únicamente cuando resulten necesarios para el servicio contratado y bajo medidas de resguardo acordes con su naturaleza.

Forma en que obtenemos los datos personales

Podemos obtener datos personales:

• directamente del titular, por formularios, correo electrónico, llamadas, WhatsApp, documentos o plataformas;
• indirectamente, a través del cliente que solicita el servicio;
• de referencias personales, laborales, comerciales o académicas;
• de registros, bases o fuentes públicas o legalmente accesibles;
• de proveedores o terceros autorizados para validar identidad, documentación, antecedentes o cumplimiento;
• de documentos entregados para cotejo, validación o autenticación.

Cuando los datos no se obtengan directamente del titular, su tratamiento se sujetará a este Aviso de Privacidad y a la legislación aplicable.

Finalidades primarias del tratamiento

Tratamos datos personales para las siguientes finalidades necesarias:

• identificar y contactar a clientes, prospectos y contactos autorizados;
• integrar expedientes comerciales, contractuales, administrativos y de facturación;
• cotizar, contratar, prestar, documentar, dar seguimiento y cobrar los servicios solicitados;
• ejecutar procesos de verificación de identidad, referencias, validación documental, historial laboral, antecedentes permitidos por ley, due diligence y cumplimiento;
• consultar fuentes públicas, legalmente accesibles o autorizadas, según el servicio contratado;
• elaborar, entregar y resguardar reportes, hallazgos, evidencias y respaldos del servicio;
• validar autenticidad, prevenir fraude, suplantación de identidad, abuso del servicio o uso ilícito;
• atender solicitudes de derechos ARCO, revocación del consentimiento, limitación del uso, reclamaciones y aclaraciones;
• cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales, fiscales, contables y de seguridad;
• realizar auditorías internas, control de calidad, trazabilidad y defensa de reclamaciones.

No utilizamos los datos personales de sujetos verificados para fines de mercadotecnia o publicidad propia.

Finalidades secundarias

Salvo que una persona solicite expresamente recibir información comercial o de seguimiento no indispensable, no utilizaremos sus datos personales para campañas de marketing, newsletters o publicidad no relacionada con una solicitud concreta.

No venta de datos y ausencia de decisiones exclusivamente automatizadas

REFERENCE CHECK MEXICO no vende bases de datos personales ni comercializa información personal de los titulares.

Asimismo, no adopta decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre los titulares o que les afecten significativamente sin intervención humana. Los servicios y reportes de ReferenceCheck MX constituyen insumos informativos y de análisis; la decisión final corresponde al cliente, empleador, contratante o responsable del proceso respectivo.

Transferencias y remisiones

Sus datos personales no se venden ni se alquilan. Podrán ser objeto de remisión o, en su caso, transferencia en los siguientes supuestos:

• a encargados y proveedores de apoyo operativo o tecnológico, tales como proveedores de hospedaje, almacenamiento, comunicaciones, mensajería, validación de identidad, biometría, consulta de historial, prevención de fraude, soporte técnico, facturación, firma electrónica, archivo documental o herramientas necesarias para ejecutar el servicio;
• al cliente que solicitó el servicio, cuando el tratamiento forme parte del servicio contratado y exista base legal suficiente para ello;
• a autoridades competentes, cuando exista requerimiento, resolución, mandamiento o fundamento legal aplicable;
• a empresas del mismo grupo corporativo, cuando sea necesario para apoyo administrativo, operativo, tecnológico, comercial o de cumplimiento, bajo obligaciones equivalentes de confidencialidad y protección de datos;
• a terceros en México o en el extranjero, únicamente cuando resulte necesario para la prestación del servicio o cuando se actualice alguno de los supuestos legales que permitan la transferencia sin consentimiento.

Las fuentes públicas o legalmente accesibles que se consulten para validar información no se consideran automáticamente destinatarios de una transferencia.

Rol del cliente y de REFERENCE CHECK MEXICO

Dependiendo del servicio contratado y del flujo específico de información, REFERENCE CHECK MEXICO podrá actuar como responsable, encargado o receptor de una remisión de datos personales.

Cuando un cliente entregue datos personales de terceros para la ejecución de un servicio, declara contar con la base legal, instrucción o consentimiento necesario cuando resulte exigible, y asume la responsabilidad que le corresponda frente al titular respecto de la licitud de la obtención y entrega inicial de esos datos.

REFERENCE CHECK MEXICO tratará dichos datos conforme al alcance del servicio, a la legislación aplicable, al contrato celebrado y al presente Aviso de Privacidad.

Medios para limitar el uso o divulgación de los datos personales

Usted podrá solicitar la limitación del uso o divulgación de sus datos personales enviando un correo a info@referencecheck.mx con el asunto "Limitación de uso de datos personales" e indicando:

• nombre completo;
• medio para recibir respuesta;
• relación con la empresa;
• descripción clara de la limitación solicitada.

También podrá manifestar su negativa para ciertos tratamientos no indispensables, cuando resulten aplicables.

Consultas gratuitas o públicas

En caso de que REFERENCE CHECK MEXICO ofrezca servicios de consulta pública o gratuita a través de un subdominio o sección específica del sitio —como consultas.referencecheck.mx— dichos servicios tendrán un propósito meramente referencial e informativo y no sustituirán una investigación formal ni constituirán por sí mismos una determinación jurídica, laboral, financiera o de cumplimiento.

Uso de cookies y tecnologías similares

Utilizamos cookies y tecnologías similares únicamente en la medida necesaria para el funcionamiento del sitio, recordar preferencias, medir uso agregado y mejorar la experiencia del usuario.

Usted puede configurar su navegador para rechazar cookies; sin embargo, algunas funcionalidades del sitio podrían verse afectadas.

Derechos ARCO, revocación del consentimiento y cancelación

Usted tiene derecho a acceder a sus datos personales; rectificarlos cuando sean inexactos, incompletos o desactualizados; cancelarlos cuando considere que no son necesarios, son excesivos o no se estén tratando conforme a la ley; oponerse a su tratamiento para fines específicos; y revocar su consentimiento cuando el tratamiento dependa de éste y no exista otra base legal que lo justifique.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, deberá enviar su solicitud a arco@referencecheck.mx o utilizar el formulario disponible en /legal/ejercicio-derechos-arco, incluyendo:

• nombre completo del titular;
• correo electrónico o domicilio para recibir notificaciones;
• documento que acredite identidad o, en su caso, representación legal;
• descripción clara del derecho que desea ejercer;
• datos o elementos que faciliten la localización de la información, cuando aplique;
• tratándose de rectificación, la corrección solicitada y la documentación que la sustente.

REFERENCE CHECK MEXICO responderá su solicitud dentro de los 20 días hábiles siguientes a su recepción y, de resultar procedente, la hará efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que comunique la respuesta.

Cuando proceda la cancelación, los datos serán primero bloqueados por el tiempo necesario para atender posibles responsabilidades legales, contractuales o regulatorias y posteriormente suprimidos conforme a los procedimientos internos aplicables.

Medidas de seguridad

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, uso, acceso o tratamiento no autorizado.

Estas medidas incluyen, según el caso, controles de acceso, perfiles y privilegios, deberes de confidencialidad, almacenamiento seguro, transmisión segura cuando corresponda, resguardo documental y procedimientos de conservación, bloqueo y supresión.

Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en este aviso y, posteriormente, por el plazo requerido para cumplir obligaciones legales, fiscales, contractuales, regulatorias, de auditoría o de defensa de reclamaciones.

Como criterio general, los expedientes podrán conservarse hasta por 5 años adicionales una vez concluida la relación o el servicio, salvo que una obligación legal requiera un plazo distinto.

Cambios al aviso de privacidad

REFERENCE CHECK MEXICO podrá modificar o actualizar el presente Aviso de Privacidad por cambios normativos, operativos, internos o de servicio.

La versión vigente estará disponible en el sitio oficial de la empresa en la ruta legal correspondiente (/legal/aviso-de-privacidad). En su caso, también podrán mantenerse versiones históricas para consulta.

Autoridad competente

Si usted considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, podrá acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales conforme a la legislación aplicable.

Contacto

Para cualquier duda relacionada con este aviso o con el tratamiento de datos personales, puede escribir a: